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Administration et production

Assurer l’avenir d’un projet culturel : des outils pour convaincre !

Dates

Les 18, 25 mars et 1er avril 2019

Horaires

9h-12h30 / 13h30-17h

Durée du stage

3 jours - 21 heures

Lieu

La Saline les Bains

Public

Administrateurs d’association, dirigeants bénévoles, chargés de gestion administrative

Pré-requis

Objectifs

- Comprendre les enjeux du suivi de projet par indicateurs
- Savoir créer et suivre des indicateurs adaptés
- Utiliser ces indicateurs dans une communication interne et externe
- S’initier à quelques indicateurs d’analyse financière pour la structure dans son ensemble
- Perfectionner ses connaissances sur EXCEL

Formateur

Mélissa CADARSI (consultante et formatrice en économie sociale et solidaire – Réunion)

Information

Nombre maximum de participants : 8

Prérequis :
• Maîtriser les bases de la comptabilité générale.
• Connaître et maîtriser les principes et les outils de base de la gestion prévisionnelle (budget prévisionnel simple et analytique, plan de trésorerie)
• Disposer des bilans comptables N-1 de leur structure ou de leur projet

Tarif / personne

600€
Inscription / Financement

Contenu détaillé

JOUR 1

Introduction : le projet culturel face aux contraintes des financeurs

Cette introduction fait le lien avec le module gestion, rappelle les acquis indispensables à la suite de la formation.

Nous y ferons le tour des participants : chacun présentant son projet, ainsi que ce qui a guidé le choix de la structuration en asso ou autre.

Nous y listerons également les problématiques précises rencontrées pour les classer : financement pur, trésorerie, difficultés à obtenir les soldes des subventions, rédaction des bilans, etc. L’objectif sera d’essayer d’apporter des outils pendant la formation et notamment sur le logiciel de calcul EXCEL

 

1 – Un projet réussi… quels critères pour juger ?

  • La performance questionnée : performance artistique ? Performance culturelle ? Succès public ? Performance économique ?
  • Rechercher des projets proches et comparables pour une rationalisation des coûts, objectifs et moyens.
  • Créer des indicateurs de performance propre à son activité – tour d’horizon avec le modèle Business Canva
  • Elaborer une liste d’indicateurs de performance et un modèle Excel avec variables

 

On doit ici d’abord lever les inhibitions liées au choc des cultures performance / association en indiquant ce qu’être performant veut dire dans l’associatif : proposer un projet culturel inédit original et / ou atteindre des objectifs sociaux culturels et artistiques non couverts, par exemple puis évoquer l’ensemble des indicateurs qui peuvent être valorisés en associatif : monétaire, RH, mais aussi mise à disposition, communication, impact social, culturel, partenariats, qualité, etc. La mesure de cet impact concerne tous les acteurs de l’association…

Les outils seront présentés un à un et une réflexion sera abordée : comment adapter les outils aux projets des participants. Une fois les « bons outils » sélectionnés, nous inviterons les stagiaires à travailler au sein de leur structure avec leurs équipes le cas échéant

 

 

JOUR 2

  • Comment agir sur ces indicateurs et les faire évoluer ?
  • A partir du travail effectué le premier jour et dans l’intervalle, les indicateurs pourront être affinés. Il s’agira aussi de voir comment créer des valeurs cibles « réalistes mais ambitieuses » aptes à intéresser les financeurs.

 

2 – Les outils financiers au service du projet

  • Combien va coûter un projet : distinguer ressources et coûts, coûts fixes / variables, coût marginal
  • Intégrer ces dimensions dans le modèle Excel

Etape importante pour pouvoir avec la comptabilité analytique affiner ses budgets, réfléchir au lien projet / activités stratégique etc. et éventuellement faire un tri dans les activités.

 

  • Déployer un projet dans le temps : les outils pour élaborer un budget et un business plan
  • A partir des premières feuilles de calcul Excel, créer des synthèses en fonction des besoins divers (internes, externes)

 

 

A partir des étapes précédentes, pour chaque participant, appui à l’élaboration d’outils budgétaires adaptés, permettant d’élaborer un budget par action, par type de ressource, etc.

Le volet plus financier de la formation. Comment la traduire les indicateurs définis en 1 - en chiffres, voire en monétaire ? Quels suivis réaliser, quels tableaux de bord, etc. ?  Il pourra être proposé si le temps imparti et le nb de participants de réaliser en séance des outils adaptés à l’activité de chacun.

 

JOUR 3

Un temps sera accordé à la revue des précédentes étapes, notamment aux outils créés.

 

  • Les grands équilibres du bilan comptable : fonds propres, endettement, etc.
  • Gérer sa trésorerie : quels leviers (décalage d’action, délai fournisseur, prêt à taux zéro) ? quels risques ?
  • Intégration de la trésorerie dans le modèle Excel

 

Conclusion : les clés pour pérenniser le projet culturel

Intégrer l’ensemble des notions dans une présentation synthétique d’un projet face au groupe (formalisation et chiffrages)

Démontrer que ces outils sont utiles dans toutes les dimensions sur projet : communication (Rapport d’activité, relations presse, etc), vie statutaire (AG) mais vision stratégique.

Et bien sûr… dans les relations avec les partenaires financiers, opérationnels ou stratégiques

Là aussi, pour chaque participant, il serait possible de travailler à un focus sur 4 ou 5 indicateurs clés indispensables à valoriser dans un argumentaire en fonction du financeur et de montrer comment les valoriser dans un bilan d’action.